Unité Organisation et Méthodes

I. Rôle et Mission

Remplir les mandats provenant du Conseil d’Administration et des Directions; proposer des mandats jugés pertinents au Conseil d’Administration; participer à l’élaboration des différents projets et programmes relatifs à la gestion de la BRH et faire les recommandations appropriées; servir d’interface entre les consultants internationaux et la BRH dans les domaines touchant la gestion et l’efficacité de celle-ci; réaliser et mettre à jour les manuels d’opération et d’administration de la BRH.

II. Tâches et Responsabilités de l’UOM

L’Unité Organisation et Méthodes est responsable de la révision des activités de l’organisation de la BRH et de la proposition de solutions de gestion en vue: (1) d’aligner la structure organisationnelle sur la vision globale définie par le Conseil d’Administration de la BRH, (2) d’améliorer la qualité des méthodes de travail au sein de cette institution, et (3) d’améliorer la qualité des produits et des services à moindre coût, dans l’objectif ultime d’accroître la performance et l’efficience de la BRH.

Elle fait le diagnostic de la structure existante à travers les processus et le système de gestion qui sous-tendent celle-ci. Elle analyse les résultats du diagnostic dans le but de:

• vérifier la valeur ajoutée de chaque activité (valeur ajoutée pour le client interne/externe);
• simplifier les procédures administratives;
• réduire les temps d’exécution des processus et les erreurs;
• évaluer les possibilités d’intégration des nouvelles technologies;
• assurer la sécurité des opérations;
• éliminer la bureaucratie;
• éliminer les activités redondantes.

Elle fait des recommandations appropriées en s’inspirant, autant que possible, des meilleures pratiques de l’industrie (“Benchmarking”), encadre les efforts d’implantation des solutions retenues, et gère les changements causés par les solutions implantées. Elle assure l’évaluation et le suivi de l’implantation, et maintient à jour les manuels de procédures qui en découlent. Elle contribue, par ses interventions, à augmenter le rendement, l’efficacité et l’adaptabilité de la BRH afin de s’assurer que celle-ci atteigne un objectif essentiel de gestion selon lequel:

• ses différentes activités contribuent à la réalisation de sa stratégie globale;
• ses clients (internes et externes) obtiennent ce qu’ils désirent au moment où ils en ont besoin;
• le temps d’exécution de ses processus soit raccourci;
• le nombre d’étapes administratives diminue;
• les processus coûtent moins chers;
• ses coûts de management soient moins élevés;
• ses coûts d’investissement en nouvelles technologies de l’information soient rentabilisés;
• ses opérations se déroulent dans des conditions sécuritaires adéquates.

Les différentes activités de l’UOM sont réalisées par projet. Ceux-ci sont de différentes sources, c’est-à-dire qu’ils peuvent être mandatés par le Conseil d’Administration, proposés par l’UOM et approuvés par le Conseil d’Administration, ou demandés par les Directions et approuvés par le Conseil d’Administration.